Sai lầm nào khiến việc phân tích dữ liệu đi sai hướng

Bạn đã bao giờ gặp tình trạng vội vàng nhảy ngay vào đánh giá và phân tích dữ liệu rồi sau đó nhận ra đang giải quyết sai vấn đề hoặc không thu thập dữ liệu phù hợp. Nguyên nhân nằm ở ngay điểm xuất phát. Bạn đã bỏ qua hoặc làm sơ sài một bước vô cùng quan trọng: xác định đúng vấn đề cần giải quyết (solving problem).

Vậy làm thế nào để hiểu đúng vấn đề cần giải quyết?

Có 4 điều sau cần phải làm tốt :

1. Thu thập yêu cầu

1.1 Biết đặt câu hỏi: Biết cách đặt câu hỏi giúp bạn hiểu rõ mục tiêu kinh doanh (business goals), loại dữ liệu nào cần và các giới hạn về dữ liệu. Để biết đặt câu hỏi hiểu quả cần dựa trên 1 framework. Và SMART là 1 framework chuẩn để định hướng cách đặt câu hỏi hiệu quả:

• Specific: Câu hỏi đơn giản, cụ thể và tập trung vào 1 chủ đề hoặc 1 số ít ý tưởng liên hệ chặt chẽ với chủ đề.
• Measurable: Câu hỏi có thể đo lường được.
• Action-oriented: Câu hỏi khuyến khích tạo ra hành động.
• Relevant: Câu hỏi hướng đến vấn đề cần giải quyết.
• Time-bound: Câu hỏi có chỉ định đến thời gian cần đánh giá.

Ví dụ, bạn đang thu thập yêu cầu từ CEO của công ty bán bánh về mục tiêu tăng doanh số:

• Specific: Loại dữ liệu nào Chị sử dụng để quản lý doanh số bán?
• Measurable: Chị có thể đánh giá thứ tự từ cao đến thấp những yếu tố tác động đến việc bán hàng?
• Action-oriented: Có một yếu tố nào Chị cần nhiều dữ liệu hơn để có thể tăng doanh số?
• Relevant: Chị quảng bá sản phẩm hoặc tương tác với khách hàng như thế nào?
• Time-bound: 3 năm gần nhất tăng trưởng bán hàng của Chị như thế nào?

Tuỳ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh mà sẽ có những cách đặt câu hỏi theo SMART framework. Cũng có những trường hợp stakeholder khá mông lung trong việc đặt đề bài. Với vai trò DA, bạn cần biết cách đặt câu hỏi khơi gợi họ mô tả đúng yêu cầu. Sau đây là danh sách các câu hỏi thường dùng để khảo sát stakeholder về nhu cầu thực sự:

• Vấn đề nào đang cần giải quyết? Ai là đối tượng trực tiếp xem báo cáo, trực tiếp nhận kết quả dự án (target audience)?
• 3-5 chỉ số nào quan trọng nhất đang quan tâm?
• Định nghĩa và cách tính của các chỉ số này?
• Hiện tại các nguồn dữ liệu cần để trả lời câu hỏi có sẵn chưa (available)?
• Bạn có đang sử dụng báo cáo nào liên quan vấn đề này mà hữu dụng không? Nếu có hãy cung cấp chúng?
• Bạn nghĩ có thể ra hành động (take action) nếu có đủ những thông tin cần thiết? Bạn còn cần thêm thông tin gì khác không để có thể ra quyết định?

1.2 Ghi chú câu trả lời

Chỉ đặt câu hỏi phù hợp thôi thì chưa đủ. Bạn còn phải biết cách ghi chú câu trả lời của stakeholder một cách đúng đắn thì việc thu thập nhu cầu mới hiệu quả. Có ba lưu ý quan trọng khi ghi chú câu trả lời đặc biệt cần chú ý :

• Sự thật (Facts): Viết ra bất kỳ thông tin cụ thể nào mà stakeholder đề cập, chẳng hạn như ngày, giờ, tên và các chi tiết cụ thể khác.
• Bối cảnh (Context): Thông tin không có bối cảnh là vô nghĩa. Lưu ý mọi chi tiết liên quan cần thiết để hiểu thông tin đang thu thập.
• Những điều chưa biết (Unknowns): Đôi khi bạn có thể bỏ lỡ một câu hỏi quan trọng trong cuộc trò chuyện. Hãy ghi lại khi điều này xảy ra để có thể tìm ra câu trả lời sau này.

2. Tổng hợp yêu cầu

Sau khi có được bảng các câu trả lời từ buổi khảo sát nhu cầu với stakeholder, bạn cần phải tổng hợp những thông tin chính yếu (key information) mà bạn nghĩ stakeholder cần để giải quyết vấn đề. Một số ý chính khi tổng hợp yêu cầu cần phải trả lời được:

• Vấn đề cần giải quyết là gì?
• Những dữ liệu nào cần để giải quyết vấn đề này?
• Những dữ liệu nào đã có sẵn? Và dữ liệu này được tổng hợp ở đâu?
• Dữ liệu nào chưa có sẵn mà cần thiết để giải quyết vấn đề?
• Có dữ liệu nào mang tính bảo mật cần phải xin quyền mới được truy cập?
• Ai là người trực tiếp xem báo cáo (target audience)? Ai là các stakeholder trong dự án?
• Còn thông tin nào khác có liên quan đến dự án?
• Còn thông tin nào cần làm rõ để bắt đầu triển khai?

3. Tạo phạm vi công việc (Scope of work -SOW)

SOW là một bản thoả thuận được thống nhất về các công việc phải thực hiện trong phạm vi dự án. SOW giúp cho DA có khung định hướng từ đầu, có cấu trúc để tránh lạc lối hoặc nhầm lẫn ngay từ lúc bắt đầu. Đối với một dự án phân tích dữ liệu thì SOW thường có 5 mục sau:

1. Mục đích: Mô tả ngắn gọn lý do cần thực hiện dự án/báo cáo phân tích này là gì? Mục tiêu đạt được là gì?
2. Phạm vi hoặc các bước chính: Liệt kê các bước chính và mô tả ngắn gọn phải làm gì ở mỗi bước
3. Những mục nằm ngoài phạm vi dự án: Mô tả các vấn đề về logic, phạm vi dữ liêu, … không nằm trong phạm vi dự án. Ví dụ dự án này không đánh giá dữ liệu trước năm 2018.
4. Kết quả (Deliverable): Liệt kê danh sách cụ thể sản phẩm mà dự án trả ra sau khi hoàn thành.
5. Milestones: Lập lịch các giai đoạn thực hiện dự án. Trong đó nhất thiết phải chứa các bước ở mục 2. Có thể gom nhóm nhiều bước vào 1 milestone. Dựa trên nhu cầu và nguồn lực thực tế để chia milestone phù hợp.

4. Giao tiếp trong team và stakeholder

Trong quá trình phân tích đánh giá yêu cầu và kể cả các giai đoạn sau của dự án, kết quả thành công hay thật bại lại phụ thuộc rất nhiều vào việc giao tiếp giữa nội bộ team DA và stakeholder. Cùng 1 thời điểm bạn có thể làm nhiều dự án với nhiều nhóm stakeholder khác nhau. Giao tiếp trở thành 1 phần công việc hàng ngày. Có 3 đối tượng cần tập trung trong qua trình giao tiếp để công việc được thông suốt:

• Ai là các bên liên quan chính nhất, ai là bên phụ (the primary and secondary stakeholders).
• Ai là người quản lý dữ liệu.
• Bạn tìm đến ai khi cần sự hỗ trợ.

Một khi đã rõ được 3 đối tượng trên, thì làm thế nào để giao tiếp một cách rõ ràng, có niềm tin và truyền tải được kết quả giữa các nhóm:

• Hiểu rõ mục tiêu đang làm trong bức tranh lớn của toàn tổ chức: tìm hiểu và theo dõi các thảo luận về dự án qua các cuộc họp, email, báo cáo, nhóm chat để kết nối dự án đang làm với những phần còn lại của công ty. Hiểu rõ lý do tại sao thực hiện phân tích, giúp kết nối công việc hiện tại với các mục tiêu khác và giải quyết các vấn đề lớn hơn, hiệu quả hơn.
• Sẵn sàng nói không khi cần thiết: không phái lúc nào stakeholder cũng hiểu được quá trình phân tích của bạn cần những gì. Thậm chí họ không biết họ thực sự cần gì. Bạn phải giúp họ bằng cách đặt câu hỏi về mục tiêu, và xác định những thông tin cần cung cấp. Nếu bạn xác định không thể thực hiện với nguồn lực hiện tại thì hãy từ chối kèm với lý do hợp lý. Khi đó stakeholder sẽ hiểu và đánh giá lại để đặt những kỳ vọng phù hợp hơn.
• Nên đi kèm ví dụ: Khi trao đổi thông thường DA và stakeholder giải thích vấn đề theo nhiều cách khác nhau nhưng lại cho rằng bên kia đã hiểu cùng quan điểm với mình. Dẫn đến phải thực hiện đi thực hiện lại nhiều lần vì những đồng thuận ảo tưởng này. Có 1 tip để giải quyết vấn đề này đó là: viết xuống bằng từ ngữ kèm hình ảnh (nếu có thể) cùng với ví dụ. Sau đó 2 bên cùng làm việc và thay đổi hoặc cải tiến từ đó.
• Thường xuyên giao tiếp và cập nhật tiến độ dự án: Chia sẻ các milestones, kết quả, thay đổi định kỳ hàng tuần, hoặc mỗi 2 tuần tuỳ vào tính chất dự án. Nên sử dụng 1 công cụ là change-log để lưu danh sách các sửa đổi theo thứ tự thời gian.

Trong quá trình thực hiện 4 bước sẽ lặp lại chứ không là 1 tiến trình duy nhất. Một khi làm tốt được 4 bước trên để hiểu chính xác vấn đề cần giải quyết, thì mới quyết định tiếp được: thông tin nào cần phân tích, xử lý dữ liệu như thế nào, dữ liệu được trình bày ra sao.

Nguồn tham khảo: Ask Questions to Make Data-Driven Decisions